Gérer son service RH comme un pro
En tant que fier propriétaire d’une petite entreprise, vous êtes probablement familier avec les nombreuses responsabilités d’un chef d’entreprise. Gérer plusieurs domaines n’est pas une tâche simple, et prioriser votre liste de choses à faire peut être un défi récurrent.
Un domaine de responsabilité – les ressources humaines – est souvent placé en bas de la liste alors qu’il devrait toujours figurer en tête des obligations quotidiennes.
Vous êtes très occupé, c’est une réalité. Mais si vous abordez les RH comme une nécessité fondamentale, puis utilisez les ressources en ligne pour vous aider à les gérer, vous passerez moins de temps à jongler et plus de temps à faire croître votre entreprise.
Arguments en faveur de la conformité des RH
Même si la plupart des entreprises admettent que la conformité des RH est de plus en plus complexe, elles continuent d’utiliser des outils désuets, ce qui augmente le risque de non-conformité. Et qu’en est-il de l’attribution du rôle de RH à quelqu’un qui n’est pas qualifié pour s’occuper des tâches de RH ? Donner ces responsabilités à un employé non formé augmente le risque d’un faux pas juridique, ce qui pourrait mettre fin à l’entreprise que vous avez bâti avec tant d’efforts.
L’exposition au risque de non-conformité n’est pas due à un manque d’attention – c’est souvent dû à un manque de ressources accessibles : temps, budget, connaissances ou autre. Cela ne signifie pas que vous devez ajouter des frais généraux ou acheter des progiciels RH complets. Vous avez besoin de processus simples et rapides pour vous aider à faire plus avec moins lorsque vous vous attaquez à des responsabilités essentielles en matière de ressources humaines.
Tenue de documents
La tenue de documents est beaucoup plus qu’une liste de noms d’employés, d’adresses, de numéros de téléphone et de courriels. Tout dossier d’un employé est un dossier qui vaut la peine d’être conservé. Et plus vous conservez de dossiers d’employés, plus il est facile d’examiner les questions de paie, de prouver la conformité aux lois ou de justifier des mesures disciplinaires lorsque cela est justifié.
Il est préférable d’avoir trois dossiers pour chaque employé : dossier personnel (documents d’embauche, documents de rendement et dossiers de cessation d’emploi), dossier salarial (documents de salaire, relevés de temps/présence, retenues salariales ou autorisation de dépôt direct) et dossier médical (notes excusant l’absentéisme/retard, accidents ou blessures au travail, indemnités d’accident du travail, documents d’assurance-maladie/assurance-vie).
Si vous attendez jusqu’à la fin de la semaine ou du mois pour enregistrer des informations RH importantes, vous pourriez vous retrouver à travailler plus fort pour remplir les blancs en fin de semaine ou en cours de mois. En plus de redouter la pile de paperasse qui vous attend, vous augmentez le risque d’erreurs lorsque vous n’effectuez pas les tâches quotidiennes.
Si vous n’avez pas de système de suivi des présences, il se peut que vous payiez les employés pour le temps qu’ils n’ont pas travaillé. Vous envoyez également le message que vous ne prenez pas votre politique d’assiduité au sérieux. Si un employé obtient un jour de congé « gratuit », il peut abuser régulièrement du système – ce qui pourrait décourager vos superstars s’ils doivent travailler plus dur ou plus longtemps parce que la politique d’assiduité n’est pas appliquée.
Il est également important de faire le suivi des congés demandés s’il y a un différend au sujet des heures travaillées. Si vous ne savez pas combien de temps un employé a pris, c’est votre parole contre la leur, ce qui n’est jamais une bonne situation, surtout en cas d’escalade d’un problème.
En parlant de différends, il est important de documenter tout ce qui concerne l’insubordination. La résiliation injustifiée est l’une des actions en justice les plus courantes contre les propriétaires de petites entreprises, et l’élaboration d’une affaire à toute épreuve exige des dossiers précis et cohérents.
Au lieu d’avoir un historique détaillé à portée de main en tout temps, de nombreux propriétaires de petites entreprises se retrouvent à monter un dossier après coup, ce qui est la recette d’un désastre. Votre mantra pour la gestion de la discipline est simple : document, document, document, document, document. Fixez-vous comme objectif de travailler avec les employés afin d’améliorer leur éthique de travail plutôt que de créer une culture de punition. Documentez les sujets de préoccupation, répondez immédiatement aux préoccupations, ayez un plan d’amélioration et faites un suivi pour voir si des progrès sont réalisés.
Ne rendez pas les RH plus difficiles qu’il ne le faut
La gestion des ressources humaines pour les propriétaires de petites entreprises est un défi si vous êtes à court de temps ou si vous ne connaissez pas toutes les responsabilités. La disponibilité de solutions basées dans le cloud peut rationaliser le processus, ce qui vous donne plus de temps dans la journée et vous permet de rester en conformité.
